Celem procedury jest:

  • stworzenie kompleksowej regulacji problematyki ujawniania przypadków nieprawidłowości oraz ochrony osób dokonujących zgłoszeń,
  • poprawa społecznej percepcji (postrzegania) działań osób zgłaszających przypadki nieprawidłowości jako aktywności wątpliwej moralnie (donosicielstwo),
  • ochrona osób zgłaszających przypadki nieprawidłowości,
  • ochrona tut. Ośrodka poprzez wczesne wykrycie i usunięcie zgłoszonych przypadków nieprawidłowości,
  • propagowanie postawy obywatelskiej odpowiedzialności.
     

Procedura:

  • umożliwia jawne, poufne lub anonimowe dokonywanie zgłoszeń,
  • gwarantuje rzetelne, obiektywne i terminowe sprawdzanie zgłoszeń,
  • zapewnia ochronę osób dokonujących zgłoszeń i osób z nimi związanych.
     

§ 1

 

Przez użyte w procedurze określenia rozumie się:

  1. anonim – zgłoszenie dokonane przez osobę, co do której nie jest możliwa identyfikacja tożsamości,
  2. działania odwetowe – bezpośrednie lub pośrednie działanie lub zaniechanie, związane z dokonanym zgłoszeniem nieprawidłowości, którego celem lub skutkiem jest pogorszenie sytuacji osoby dokonującej zgłoszenia,
  3. działania następcze – działania podjęte przez odbiorcę zgłoszenia w celu oceny prawdziwości zarzutów zawartych w zgłoszeniu oraz, w stosownych przypadkach, w celu zaradzenia naruszeniu będącemu przedmiotem zgłoszenia, w tym poprzez takie działania jak, dochodzenie wewnętrzne, postępowanie wyjaśniające, wniesienie oskarżenia, działania podejmowane w celu odzyskania środków lub zamknięcie procedury,
  4. informacje na temat naruszeń – dowody potwierdzające faktyczne naruszenia, jak również faktycznie uzasadnione podejrzenia co do potencjalnych naruszeń, których jeszcze nie popełniono,
  5. kontekst związany z pracą – obecne lub przyszłe działanie związane z pracą, w ramach których – niezależnie od charakteru tych działań – osoby mogą uzyskać informacje na temat naruszeń i doświadczyć działań odwetowych w przypadku zgłoszenia takich informacji,
  6. naruszenie – działanie lub zaniechanie, które jest niezgodne z prawem,
  7. osoba dokonująca zgłoszenia/zgłaszający – osoba fizyczna lub prawna, która zgłasza lub ujawnia publiczne informacje na temat naruszeń uzyskane w kontekście związanym z pracą,
  8. osoba pomagająca w dokonaniu zgłoszenia – osoba fizyczna lub prawna która pomaga osobie dokonującej zgłoszenia w tej czynności, w której pomoc nie powinna zostać ujawniona,
  9. osoba, której dotyczy zgłoszenie – osoba fizyczna lub prawna, która jest wskazana w zgłoszeniu lub ujawnieniu publicznym jako osoba, która dopuściła się naruszenia lub która jest z nim powiązana,
  10. zgłoszenie/sygnalizacja – przekazanie informacji na temat naruszenia, do którego doszło lub może dojść w tut. Ośrodku, w którym osoba zgłaszająca pracuje, pracowała lub w innym zakładzie pracy z którym utrzymuje lub utrzymywała kontakt w kontekście wykonywanej pracy,
  11. zespół ds. zgodności – osoby wyznaczone i odpowiedzialne za obsługę zgłoszeń, które podejmują działania w ramach przysługujących im uprawnień,
  12. dyrektywa – Dyrektywa Parlamentu i Rady (UE) 2019/1937 z 23.10.2019 r. w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa,
  13. bezpieczny kanał komunikacji – rozumie się przez to tryb anonimowego zgłaszania naruszeń z wykorzystaniem formularzy elektronicznych, formy papierowej lub ustnie – osobiście, przy uwzględnieniu i zapewnieniu poufność tożsamości osoby zgłaszającej oraz uniemożliwiający uzyskanie dostępu osobom nieuprawnionym,
  14. informacja zwrotna - przekazanie osobie dokonującej zgłoszenia informacji na temat planowanych lub podjętych działań następczych, chyba że zgłoszenie jest anonimowe.
     

§ 2

 

1.Przedmiotem zgłoszenia mogą być, w szczególności:

1) naruszenia przepisów prawa powszechnie obowiązującego,

2) naruszenia praw człowieka stwarzające lub mogące stwarzać zagrożenia życia, zdrowia lub wolności osobistej,

3) naruszenia praw pracowniczych, w tym mobbing i dyskryminacja oraz wszelkie formy nadużyć stosunku zależności w relacjach pracowniczych lub służbowych,

4) naruszenia stwarzające lub mogące stwarzać zagrożenie dla bezpieczeństwa publicznego lub środowiska,

5) działania o charakterze korupcyjnym, w tym łapownictwo czynne lub bierne, oszustwo, fałszerstwo, wyłudzenie lub użycie poświadczenia nieprawdy, itd.,

6) naruszenia obowiązków publicznoprawnych, w tym podatkowych,

7) naruszenie w sferze zamówień publicznych,

8) naruszenia zasad zawartych w Kodeksie Postępowania Etycznego i standardów oraz dobrych obyczajów i zasad współżycia społecznego,

9) naruszenia wewnętrznych obowiązujących regulaminów i procedur, mogących zagrozić interesom prywatnym, publicznym, czy interesowi organizacji,

10) działalność zmierzająca do zatajenia któregokolwiek z naruszeń wymienionych w pkt 1-9.

 

§ 3

 

1. Za zapewnienie wdrożenia procedury, w tym zapewnienie zasobów niezbędnych do realizacji zadań wynikających z niniejszej procedury odpowiada Dyrektor Miejskiego Ośrodka Pomocy Społecznej w Będzinie.

2. Za wykonywanie zadań wynikających z procedury odpowiada:

1) Dyrektor Miejskiego Ośrodka Pomocy Społecznej w Będzinie przy wsparciu zespołu ds. zgodności, który aktywnie uczestniczy w realizacji niniejszej procedury, w szczególności poprzez:

a) osobiste zaangażowanie w rozwój systemu przeciwdziałania nieprawidłowościom, w tym korupcji,

b) promowanie kultury organizacyjnej opartej na przeciwdziałaniu wszelkim nieprawidłowościom,

c) zapewnienie środków finansowych, organizacyjnych i kadrowych umożliwiających rozwój systemu przeciwdziałania nieprawidłowościom,

d) ustalenie i podział kompetencji pomiędzy pracowników tut. Ośrodka, w sposób zapewniający efektywność systemu przeciwdziałania nieprawidłowościom,

e) sprawowanie nadzoru nad przebiegiem procesu wyjaśniającego,

f) przestrzeganie wartości etycznych i przepisów prawnych przy wykonywaniu powierzonych zadań,

g) wspieranie i promowanie przestrzegania postaw etycznych, dając dobry przykład codziennym postępowaniem i podejmowanymi decyzjami,

h) umożliwianie pracownikom podnoszenie kwalifikacji zawodowych w zakresie stosowania przepisów prawa materialnego,

i) zachęcanie pracowników i współpracowników do reagowania na zachowania nieetyczne i niezgodne z prawem,

j) promowanie postawy odpowiedzialnego i świadomego korzystania z wdrożonych wewnętrznych kanałów zgłaszania nieprawidłowości.

2) Zastępca Dyrektora Miejskiego Ośrodka Pomocy Społecznej w Będzinie sprawuje nadzór nad skutecznością wdrożonego systemu przeciwdziałania nieprawidłowościom, w szczególności poprzez:

a) monitorowanie przestrzegania ustalonych zasad postępowania przez podległych pracowników,

b) promowanie kultury organizacyjnej opartej na przeciwdziałaniu wszelkim nieprawidłowościom,

c) zgłaszanie naruszeń właściwym organom.

3) Zespół ds. zgodności realizuje zadania zapewniające sprawne funkcjonowanie systemu przeciwdziałania nieprawidłowościom, w szczególności poprzez:

a) przyjmowanie zgłoszeń/sygnalizacji,

b) prowadzenie rejestru zgłoszeń/sygnalizacji,

c) zapewnienie rozpatrzenia każdego zgłoszenia, tj. prowadzenie postępowań wyjaśniających, a także, w uzasadnionych przypadkach, powoływanie zespołów, których skład umożliwi kompleksowe wyjaśnienie sprawy,

d) spełnienie obowiązku informacyjnego wobec osoby dokonującej zgłoszenia, w szczególności udzielenie odpowiedzi,

e) zapewnienie poufności zgłaszającemu uniemożliwiając uzyskanie dostępu nieupoważnionym osobom do danych osobowych oraz informacji na temat naruszenia,

f) zapewnienie bezstronności podczas prowadzonych postępowań,

g) prowadzenie kampanii informacyjnych wśród pracowników tut. Ośrodka zmierzających do utrwalenia pozytywnego postrzegania działań w zakresie zgłoszeń/sygnalizacji oraz

propagowania postawy obywatelskiej odpowiedzialności,

h) uzgadnianie wniosków o rozwiązanie umowy o pracę z inicjatywy pracodawcy – udzielanie informacji o przysługującej ochronie związanej z działaniami sygnalizacyjnymi.

4) Kierownicy działów tut. Ośrodka współpracują z zespołem wskazanym w pkt. 3 w zakresie:

a) monitorowania przestrzegania zasad postępowania przez podległych pracowników,

b) wyjaśniania okoliczności zdarzeń opisanych w zgłoszeniu/sygnalizacji,

c) zapewnienia w podległej komórce organizacyjnej warunków sprzyjających wczesnemu wykrywaniu i usuwaniu nieprawidłowości.

5) Pracownicy tut. Ośrodka, w szczególności:

a) przestrzegają wartości etycznych i przepisów prawnych przy wykonywaniu powierzonych zadań,

b) dokonują analizy ryzyk i informują bezpośredniego przełożonego o potencjalnych ryzykach w realizowanych zadaniach,

c) na bieżąco zgłaszają wszelkie zauważone nieprawidłowości,

d) udostępniają informacje niezbędne do wyjaśnienia nieprawidłowości,

e) w kontaktach wewnętrznych oraz w kontaktach z klientem zewnętrznym prezentują postawę sprzyjającą przeciwdziałaniu wszelkim nieprawidłowościom.

 

§ 4

 

1. Rolą osoby dokonującej zgłoszenia/zgłaszającego w tut. Ośrodku jest w szczególności:

a) dobrowolne dostarczenie prawdziwych informacji na temat przypadków zaistnienia nieprawidłowości w Miejskim Ośrodku Pomocy Społecznej w Będzinie, dotyczących czynów nielegalnych lub zabronionych bądź stanowiących zagrożenie lub powodujących szkodę,

b) działanie w interesie publicznym, w słusznej sprawie, w dobrej wierze,

c) odpowiedzialne i świadome korzystanie z wdrożonych w tut. Ośrodku mechanizmów zgłaszania nieprawidłowości,

d) niekierowanie się chęcią zemsty,

e) w razie konieczności, branie czynnego udziału w postępowaniu wyjaśniającym,

f) współpraca z zespołem obsługującym zgłoszenia,

g) przyczynianie się do zapobiegania przyszłym naruszeniom.

2. Osoba dokonująca zgłoszenia/zgłaszający decyduje w szczególności o tym:

a) jakim kanałem dokona zgłoszenia, przy czym powinien podjąć najpierw wewnętrzny tryb zgłaszania nieprawidłowości,

b) w jakiej formie i w jaki sposób dokona zgłoszenia,

c) czy chce pozostać anonimowy i jak długo, chyba że przepisy szczególne wymagają podania od dokonującego zgłoszenia/zgłaszającego jego danych osobowych.

 

§ 5

 

1. Zgłoszenia dokonywane mogą być poprzez dedykowane poufne kanały zgłoszeń funkcjonujące w tut. Ośrodku, w szczególności:

a) za pomocą poczty elektronicznej na adres mailowy Ten adres pocztowy jest chroniony przed spamowaniem. Aby go zobaczyć, konieczne jest włączenie w przeglądarce obsługi JavaScript. w zaszyfrowanym pliku,

b) w formie listownej na adres: 42-500 Będzin ul. 11 Listopada 1 z dopiskiem na kopercie, np. „zgłoszenie Sygnalisty” na karcie zgłoszeniowej – (wzór załącznik nr 2),

c) osobiście lub telefonicznie do zespołu ds. zgodności w tut. Ośrodku. Pracownik, do którego osobiście lub telefonicznie zgłoszono nieprawidłowość dokumentuje zgłoszenie w formie karty zgłoszenia, protokołu, nagrania rozmowy - (wzór formularza zgłoszeniowego stanowi załącznik nr 1),

d) poprzez wrzucenie pisma do skrzynki na listy zamieszczonej przy drzwiach przy głównym wejściu do tut. Ośrodka, skrzynka opróżniana jest raz dziennie w dniach roboczych, z czynności opróżniania skrzynki sporządzany jest protokół.

2. Zgłoszenie może mieć charakter:

a) jawny, gdy osoba dokonująca zgłoszenia zgadza się na ujawnienie swojej tożsamości osobom zaangażowanym w wyjaśnienie zgłoszenia,

b) poufny, gdy osoba dokonująca zgłoszenia nie zgadza się na ujawnienie swoich danych i dane podlegają utajnieniu,

c) anonimowy, gdy w żaden sposób nie można zidentyfikować osoby dokonującej zgłoszenia.

 

§ 6

 

1. Zgłoszenie powinno zawierać w szczególności:

a) dane osoby zgłaszającej, tj. imię, nazwisko, stanowisko, miejsce pracy (nie dotyczy anonimów),

b) datę i miejsce zaistnienia nieprawidłowości lub datę i miejsce pozyskania informacji na temat nieprawidłowości,

c) dane podmiotu, który dopuścił się naruszenia, objętego procedurą tj. imię, nazwisko, stanowisko, miejsce pracy,

d) opis sytuacji lub okoliczności, które doprowadziły lub mogą doprowadzić do wystąpienia nieprawidłowości,

e) działania podjęte przez zgłaszającego, aby nie dopuścić do tych nieprawidłowości,

f) wskazanie zebranych dowodów i informacji jakimi dysponuje osoba dokonująca zgłoszenia/zgłaszający,

g) wskazanie ewentualnych świadków,

h) wskazanie motywów ujawnienia nieprawidłowości, w tym określenie, czy chodzi o podejrzenie, stwierdzenie czy uzasadnione obawy wystąpienia nieprawidłowości,

i) wskazanie skutków lub ewentualnego ryzyka jakie mogą spowodować zgłoszone nieprawidłowości.

2. Informacja na temat naruszenia powinna być sporządzona w sposób przejrzysty, zrozumiały i wiarygodny.

3. Wzór karty zgłoszenia wraz z kartą informacyjną zamieszczone są na stronie internetowej www.mops.bedzin.pl (wzór karty zgłoszenia wraz z kartą informacyjną stanowią załącznik nr 2).

4. Aby informacja na temat naruszenia mogła być zakwalifikowana jako sygnalizacja muszą być spełnione trzy przesłanki:

- zgłoszenie dotyczy nieprawidłowości wewnątrz tut. Ośrodka,

- osoba dokonująca zgłoszenia/zgłaszający działa w dobrej wierze,

- informacje na temat naruszeń są prawdziwe, istotne dla społeczeństwa bądź tut. Ośrodka.

 

§ 7

 

1. W przypadku wpływu anonimowego zgłoszenia nieprawidłowości, osoby odpowiedzialne za obsługę zgłoszeń, w zależności od treści anonimu, dokonują wstępnej analizy zgłoszenia, sprawdzając przytoczone w zgłoszeniu okoliczności albo pozostawiają je bez dalszego biegu.

2. Pozostawienie zgłoszenia bez biegu możliwe jest wyłącznie w przypadku stwierdzenia jego oczywistej bezzasadności, wynikającej z jego całkowitej niemożliwości weryfikacji opisanych w nim okoliczności.

3. Jeżeli w toku czynności sprawdzających ustalono, że mogło dojść do wystąpienia nieprawidłowości, wszczyna się wewnętrzne postępowanie wyjaśniające, w przeciwnym wypadku pozostawia się je bez dalszego biegu.

4. Każde zgłoszenie anonimowe podlega wpisowi do rejestru zgłoszeń stanowiących załącznik nr 4. W przypadku zgłoszenia pozostawionego bez dalszego biegu należy wskazać przyczyny uzasadniające taką decyzję.

 

§ 8

 

1. Proces przyjmowania, selekcji i weryfikowania zgłoszeń nieprawidłowości powinien być oparty o zasadę poufności, przejrzystości, bezstronności i obiektywizmu.

2. Zgłoszenia traktowane są z należytą powagą i starannością.

3. Sprawne dokonanie ustaleń faktycznych uniemożliwia zatarcie się bezpośredniego związku między momentem naruszenia a rozstrzygnięciem, czy samym podjęciem decyzji o chęci dokonania zgłoszenia nieprawidłowości.

4. Zgłoszenia powinny być rozpatrywane bez zbędnej zwłoki, przy czym przez rozpatrzenie należy rozumieć w szczególności wszczęcie wewnętrznego postępowania wyjaśniającego w sprawie.

5. Potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia należy przekazać osobie dokonującej zgłoszenia/ zgłaszającemu w terminie 7 dni od jego dokonania, chyba że osoba dokonująca zgłoszenia/zgłaszający nie ujawnił swoich danych. Reakcja na zgłoszenia osoby dokonującej zgłoszenia/zgłaszającej i podjęcie działań następczych powinno odbyć się w ciągu 3 miesięcy. W uzasadnionych przypadkach termin ten może zostać wydłużony do 6 miesięcy, o czym należy powiadomić osobę dokonującą zgłoszenia/zgłaszającego, jeżeli podał on swoje dane.

6. Zespół ds. zgodności, wyznaczony do obsługi zgłoszenia dokonuje jego weryfikacji, a następnie decyduje o podjęciu dalszych czynności wyjaśniających.

7. Zespół ds. zgodności przyjmuje zgłoszenie w ramach postępowania wstępnego ocenia prawdziwość zarzutów.

8. O podjętych czynnościach zespół ds. zgodności zawiadamia Dyrektora tut. Ośrodka, z wyjątkiem sytuacji, kiedy informacja o naruszeniu dotyczy bezpośrednio Dyrektora tut. Ośrodka.

9. Wewnętrzne postępowanie wyjaśniające ma na celu ustalenie, czy doszło do naruszenia i jakiego rodzaju jest naruszenie.

10. Decyzją Dyrektora tut. Ośrodka, zespół ds. zgodności informuje niezwłocznie osobę, której zgłoszenie dotyczy o fakcie zgłoszenia oraz o podjęciu bądź prowadzeniu postępowania wyjaśniającego, z zastrzeżeniem zachowania w poufności tożsamości osoby dokonującej zgłoszenia/zgłaszającego.

11. Do czynności podejmowanych w ramach postępowania wyjaśniającego zalicza się m. in. przeprowadzanie rozmowy z osobą, która podejrzana jest o naruszenie przepisów prawa lub wewnętrznych obowiązujących regulacji, ze świadkiem/świadkami oraz z osobą dokonującą zgłoszenia/zgłaszającym.

12. Pracownicy mają obowiązek udzielenia informacji w toku postępowania oraz współpracują z osobą prowadzącą postępowanie. W przypadku zatajenia informacji lub udzielenia nieprawdziwych informacji w toku postępowania, które utrudniają jego przebieg mogą być wszczęte działania dyscyplinarne.

13. Decyzję o pociągnięciu do odpowiedzialności osoby, która dopuściła się naruszenia, o zgłoszeniu naruszenia właściwym organom państwowym lub o wdrożeniu działań mających na celu zapobieganie naruszeń w przyszłości, podejmuje Dyrektor tut. Ośrodka.

14. Osoba dokonująca zgłoszenia/zgłaszający, który ujawnił swoje dane, powinien być poinformowany w rozsądnym, nieprzekraczającym 3 miesięcy terminie od otrzymania potwierdzenia zgłoszenia, przez bezstronną osobę o następujących czynnościach:

a) o planowanych lub podjętych działaniach następczych, związanych z obsługą jego zgłoszenia (czy zostało rozpoznane, czy nadal się toczy),

b) o postępach i wynikach wewnętrznego postępowania wyjaśniającego,

c) o wszczęciu lub zakończeniu postępowania np. z braku wystarczających dowodów lub innych powodów,

d) o przekazaniu sprawy do innych organów. Informując o ustaleniach poczynionych w toku postępowania, zawsze należy mieć na uwadze dobro toczącego postępowanie, jak i prawa osoby, której zgłoszenie dotyczy.

15. Zgłoszenia rejestrowane są w rejestrze zgłoszeń.

16.Świadome składanie zgłoszeń fałszywych jest niedopuszczalne. Zgłoszenie uznane za nierzetelne, złośliwe lub złożone w złej wierze, w szczególności stanowiące świadome i celowe pomówienie jest pozostawione bez biegu.

17.Podczas rozpatrywania zgłoszeń wszyscy uczestnicy postępowania są zobowiązani do dołożenia należytej staranności, aby uniknąć podjęcia decyzji na podstawie chybionych i bezpodstawnych oskarżeń, niemających potwierdzenia w faktach i zebranych dowodach oraz z zachowaniem poszanowania godności i dobrego imienia pracowników i osób, których zgłoszenie dotyczy.

18.Osoby prowadzące postępowanie i uczestniczące w postępowaniu wyjaśniającym bądź posiadające wiedzę na temat zgłoszenia, zobowiązane są do zachowania
w tajemnicy danych dotyczących przebiegu postępowania oraz danych zarówno osoby dokonującej zgłoszenia/zgłaszającego jak i osoby, której zgłoszenie dotyczy, a także wszelkich faktów z nim związanych.

19.Osoby, co do których z treści zgłoszenia wynika, że mogą być w jakikolwiek sposób negatywnie zaangażowane w działanie lub zaniechanie stanowiące nieprawidłowość nie mogą analizować lub weryfikować takiego zgłoszenia.

 

§ 9

 

1. Zgłoszenia, o których mowa w § 5 rejestrowane jest przez zespół ds. zgodności, o której mowa w § 3, ust. 2, pkt 3, zgodnie ze wzorem rejestru określonym w załącznik nr 4. W przypadku zgłoszenia zawierającego dane osobowe osoby dokonującej zgłoszenia/zgłaszającego zespół ds. zgodności w terminie 7 dni wysyła potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia.

2. Pracownik, o którym mowa w ust. 1 dokonuje weryfikacji zgłoszenia, a następnie decyduje o dalszych działaniach następczych.

3. Działanie następcze prowadzone jest bez zbędnej zwłoki.

 

§ 10

 

1.Dane osobowe osoby dokonującej zgłoszenia/zgłaszającego oraz wszelkie dane pozwalające na ustalenie jego tożsamości mają charakter poufny i nie podlegają ujawnieniu.

2. Ujawnienie danych osoby dokonującej zgłoszenia/zgłaszającego może nastąpić wyłącznie:

a) za wyraźną jego zgodą,

b) za zgodą sądu, jeżeli jest to niezbędne dla wszczęcia lub prowadzenia postępowania w sprawie nieprawidłowości, dla ochrony ważnego interesu publicznego lub dla ochrony

praw innych osób,

c) w sytuacji, kiedy ujawnienie jest koniecznym i proporcjonalnym obowiązkiem wynikającym z przepisów prawa w ramach prowadzonych przez właściwe organy dochodzeń lub postępowań sądowych, w tym celu zagwarantowanie prawa do obrony przysługującego osobie, której zgłoszenie dotyczy.

3. O okolicznościach, w których konieczne staje się ujawnienie tożsamości osoby dokonującej zgłoszenia/zgłaszającego każdorazowo należy go poinformować. Niedopuszczalne jest uzależnienie przyjęcia zgłoszenia od uprzedniego wyrażenia przez osoby dokonującej zgłoszenia/ zgłaszającego zgody na ujawnienie danych.

4.Obowiązkiem dyrektor tut. Ośrodka a jest zapewnienie osoby dokonującej zgłoszenia/zgłaszającemu właściwej ochrony. Ciężar tej ochrony spoczywa bezpośrednio na zespole ds. zgodności przyjmującym zgłoszenie, kwalifikującym je i prowadzącym następnie postępowanie wyjaśniające.

5.Ochronie podlega osoba dokonująca zgłoszenia/zgłaszający, który dokonuje zgłoszenia nieprawidłowości w dobrej wierze, od momentu jego dokonania, niezależnie od tego, czy w następstwie zgłoszenia doszło do potwierdzenia prawdziwości zawartych w nim informacji.

6.Domniemywa się, że osoba dokonująca zgłoszenia/zgłaszający działa w dobrej wierze, chyba że:

a) okoliczności danego przypadku w sposób oczywisty nie uzasadniają przekonania o prawdziwości przekazywanych informacji,

b) zgłoszenie zostało dokonane w celu sprzecznym z prawem lub zasadami współżycia społecznego,

c) zataił w zgłoszeniu fakt swojego przyczynienia się do powstania nieprawidłowości, których dotyczy zgłoszenie,

d) zgłoszenie jest dokonane w złej wierze, stanowi nadużycie lub celowo i świadomie wprowadza w błąd.

7.Osobie dokonującej zgłoszenia/zgłaszającemu oraz osobie pomagającej w dokonaniu zgłoszenia zapewnia się ochronę przed możliwymi działaniami odwetowymi, a także przed szykanami, dyskryminacją i innymi formami wykluczenia lub nękania, czy niesprawiedliwego traktowania przez innych pracowników.

8.Zapewnienie ochrony obejmuje, w szczególności:

a) poszanowanie zasady poufności i anonimowości danych, ochronę tożsamości przed osobami trzecimi, przełożonymi, współpracownikami, ochronę przed wykluczeniem w środowisku zawodowym,

b) zakaz podejmowania jakichkolwiek działań represyjnych i odwetowych pod groźbą kary w takim okresie, jaki jest uzasadniony okolicznościami, nie krótszy jednak niż okres postępowania wyjaśniającego oraz 6 miesięcy po jego zakończeniu,

c) szeroką ochronę stosunku pracy, w tym m. in. zakaz rozwiązania umowy o pracę, degradacji, obniżki wynagrodzenia za pracę, molestowania psychicznego, zmiany miejsca wykonywania pracy,

d) pomoc w dostępie do środków wsparcia takich jak kompleksowa i obiektywna informacja, pomoc oraz doradztwo prawne.

9.Osoba dokonująca zgłoszenia/zgłaszający nie ponosi odpowiedzialności karnej oraz cywilnej wynikającej z faktu ujawnienia informacji, w tym w szczególności odpowiedzialności z tytułu pomówienia, czy naruszenia dobrego imienia.
10.Jeżeli osoba dokonująca zgłoszenia/zgłaszający twierdzi, że w wyniku zgłoszenia poniósł szkodę, przyjmuje się, że szkoda została wyrządzona w ramach działań odwetowych za zgłoszenie. W takich przypadkach na osobie, która podjęła działania powodujące szkodę, spoczywa ciężar udowodnienia, że działania te przeprowadziła z należycie uzasadnionych powodów albo, że działania zostały podjęte z przyczyn niemających związku z ujawnieniem informacji.
11.Za naruszenie tajemnicy albo przepisów o ochronie danych osoba dokonująca zgłoszenia/zgłaszający nie ponosi odpowiedzialności, jeżeli posiada uzasadnione podstawy do tego, żeby uznać je za niezbędne do zgłoszenia lub ujawnienia nieprawidłowości.
12.Zapewnia się ochronę tożsamości osobom, których dotyczy zgłoszenie tak długo, jak postępowanie wyjaśniające jest w toku, korzystanie w pełni z prawa do skutecznego środka ochrony prawnej, domniemanie niewinności i prawo do obrony, w tym prawo do bycia wysłuchanym oraz prawo dostępu do akt.

13.Ochronie nie podlegają działania:
a) motywowane chęcią zemsty albo zmierzające do osiągnięcia korzyści osobistej lub finansowej,

b) anonimowe.

 

§ 11

 

1.Administratorem danych osobowych jest Dyrektor tut. Ośrodka, będący jednocześnie osobą odpowiedzialną za wdrożenie systemu zgłaszania nieprawidłowości.

2.Osoby przetwarzające dane osobowe w imieniu Administratora w procesie sygnalizacji działają na podstawie jego upoważnienia.

3.W toku postępowania związanego z obsługą zgłoszenia muszą być zachowane zasady przetwarzania danych osobowych, w szczególności:

a) sposób ochrony danych osoby dokonującej zgłoszenia/zgłaszającego,

b) sposób ochrony danych osoby, której zgłoszenie dotyczy,

c) termin usunięcia danych zawartych w zgłoszeniu.

4.Przesłanką dopuszczalności przetwarzania danych jest realizacja celu wynikającego z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez Administratora, którym jest zapobieganie nieprawidłowościom i wyjaśnianie okoliczności, w jakich doszło lub mogłoby dojść do naruszenia prawa, wewnętrznych regulacji, czy zasad etyki.

5.Istnienie interesu prawnego wyłącza konieczność uzyskania zgody od pracowników i innych osób na przetwarzanie ich danych osobowych w toku postępowania wyjaśniającego.

6.Administrator może zostać zwolniony z obowiązku informacyjnego wobec osoby, której dane zostały zawarte w zgłoszeniu, w przypadku kiedy jego wykonanie mogłoby uniemożliwić lub poważnie utrudnić realizację celów takiego przetwarzania.

7.Administrator ma obowiązek podjąć odpowiednie środki, by chronić prawa i wolności oraz prawnie uzasadnione interesy osoby, której dane dotyczą.

 

§ 12

 

1.Rejestr obejmuje informacje dotyczące zgłoszeń i spraw, stanowiących przedmiot wewnętrznego postępowania wyjaśniającego.

2.Celem prowadzenia rejestru jest:

a) bieżące analizowanie i aktualizowanie oceny ryzyka wystąpienia nieprawidłowości w określonych obszarach działalności, objętych niniejszą procedurą,

b) stosowanie adekwatnych środków zaradczych/następczych,

c) zachowanie integralności, zgodności i konsekwencji w polityce prowadzenia wewnętrznych postępowań wyjaśniających,

d) prowadzenie działań w zakresie ewentualnej poprawy i udoskonalania systemu sygnalizacji dzięki informacjom w nich zawartych.

3.Rejestr zgłoszeń jest prowadzony przez zespół ds. zgodności.

4.Zgłoszenie powinno być wprowadzone do rejestru niezwłocznie po jego otrzymaniu.

5.Sprawa powinna być opisana w rejestrze niezwłocznie po zakończeniu postępowania wyjaśniającego.

6.Rejestr obejmuje następujące informacje:

a) nr sprawy,

b) datę i sposób otrzymania zgłoszenia,

c) określenie przedmiotu zgłoszenia,

d) oznaczenie komórki, której dotyczy zgłoszenie,

e) datę potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia;

f) data przekazania informacji zwrotnej, nie dotyczy w przypadku zgłoszenia anonimowego,

g) działania podjęte w związku z otrzymanym zgłoszeniem,

h) wynik/rezultat zgłoszenia.

7.Zespół ds. zgodności przechowuje dokumentację sprawy, w szczególności:

a) protokoły czynności,

b) notatki,

c) wiadomości/informacje wymieniane między pracownikami,

d) raporty.

8. Termin przechowywania – przez okres 3 lat.

9. Akta sprawy, będącej przedmiotem wewnętrznego postępowania wyjaśniającego nie stanowią dokumentacji pracowniczej.

10. W wyniku przeprowadzonych działań następczych zgłoszenie, w szczególności, może zostać uznane za:

a) zasadne i wówczas podejmowane są działania naprawcze lub zawiadamia się organy ścigania,

b) bezzasadne (nieznajdujące potwierdzenia) i wówczas oddala się zgłoszenie.

 

§ 13

 

1. Ochronie podlegają osoby, które dokonały zgłoszenia i osoby, które pomagały w dokonaniu zgłoszenia, jeśli działały w dobrej wierze, tj. na podstawie uzasadnionego podejrzenia mającego podstawę w posiadanych informacjach, które obiektywnie uprawdopodobniają zgłaszane nieprawidłowości

2. Osoby, o których mowa w ust. 1 podlegają ochronie wyłącznie w zakresie dokonanych zgłoszeń.

 

§ 14

 

Osobę dokonującą zgłoszenia należy każdorazowo informować o okolicznościach, w których

ujawnienie jej tożsamości stanie się konieczne, np. w razie wszczęcia postępowania karnego.

 

§ 15

 

Przepisy niniejszej procedury podlegają przeglądowi nie rzadziej niż raz na dwa lata.

 

§ 16

 

W sprawach nieuregulowanych niniejszą procedurą zastosowanie mają odpowiednie przepisy dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii, Kodeksu Pracy, Kodeksu Postępowania Karnego i Kodeksu Karnego.

Załączniki:
Pobierz plik (Formularz_zgloszenia.pdf)Formularz zgłoszenia [ ]51 kB